Warum ungewartete Dynamics-Projekte später teuer werden

Es gibt einen verbreiteten Zustand bei Dynamics-Systemen: Das System läuft und der Dienstleister ist weg. Es läuft oft erstaunlich lange und erstaunlich stabil. Genau deshalb wirkt der Zustand harmlos. Die Kosten der Nicht-Wartung entstehen trotzdem nur eben nicht als Rechnung. Sie entstehen als Rückstellung welche irgendwann fällig wird. Vier Posten aus der Perspektive dessen der sie am Ende bezahlt.

Posten eins: der Wiederanlauf

Irgendwann kommt die erste größere Änderung: ein neues Modul, eine gesetzliche Anforderung (z.B. ERechnung), eine Anbindung über eine Schnittstelle, die Umstellung klassischer Workflows auf Power Automate etc.. Der neue Dienstleister beginnt mit einer Discovery-Phase. Deren Dauer hängt direkt am Zustand: Bei einem dokumentierten System sind das Tage ansonsten gerne einmal Wochen. Diese Wochen stehen auf der künftigen Rechnung denn jeder Anbieter preist die Unsicherheit ein die er vorfindet.

Posten zwei: die Technik mit Ablaufdatum

Microsoft entwickelt die Plattform weiter und kündigt Altes ab. Dies geschieht zwar mit Jahren Vorlauf und dennoch muss es im Auge behalten werden. Ein gewartetes System wandert in kleinen Schritten mit. Ein ungewartetes sammelt die Abkündigungen bis eine davon scharf gestellt wird. Und dann müssen alle Umbauten gleichzeitig passieren. Im Worst Case als Projekt unter Termindruck. Verteilt hätte derselbe Umbau ein paar Tage pro Quartal gekostet. Kommt er gebündelt und eilig kostet er ein Vielfaches.

Posten drei: das Wissen, das geht

Die Leute welche das System kannten wechseln. Ohne gepflegte Dokumentation nimmt jeder Wechsel unwiederbringlich Wissen mit. Die Lücke füllt später jemand zum Tagessatz per Reverse-Engineering. Das ist der einzige der vier Posten der sich zu keinem Zeitpunkt nachholen lässt: Dokumentation die beim Bau nicht entstand wird nie wieder so billig wie damals.

Posten vier: die Optionen, die schrumpfen

Der leiseste Posten. Ein ungepflegtes System macht künftige Entscheidungen teurer: Die Migration kostet mehr weil niemand den Bestand kennt. Der Anbieterwechsel wird riskanter was die Verhandlungsposition gegenüber dem bestehenden schwächt. Selbst das Abschalten wird aufwendig weil unklar ist was am System alles hängt. Man bezahlt die Nicht-Wartung also auch dann wenn man das System eines Tages loswerden will.

Was daraus folgt

Die Gegenmaßnahme ist unspektakulär und gerade deshalb realistisch: ein fester, kleiner Wartungstakt. Zweimal im Jahr den Zustand erheben, Abkündigungen abgleichen, die dringendsten Funde abarbeiten und Dokumentation nachziehen. Das ist ein Bruchteil eines Projektbudgets und hält alle vier Posten klein.

Die Entscheidung darüber fällt allerdings nicht in der IT sondern bei denen die diesen Text hoffentlich bis hierher gelesen haben. Nicht-Wartung ist keine Ersparnis sondern ein Kredit mit schlechten Konditionen. Und wie bei jedem Kredit gilt: Je früher man ihn ablöst, desto weniger hat er gekostet.